处理电子客户通信的 5 个合规提示

处理电子客户通信的 5 个合规提示

如果顾问和经纪人没有认真对待他们在电子通信方面的合规责任,那么最近的一些事态发展应该让他们注意到。

在消息传递应用程序成倍增加并成为顾问和客户首选的沟通渠道的时候处理合规性可能是一个挑战。

扎克吉布森/彭博社

9 月,美国证券交易委员会对 16 家券商和银行处以 18 亿美元的罚款,理由是使用未经授权的消息应用程序导致的记录保存不当。

此前,经纪行业监管机构 Finra 在本月早些时候与一家公司达成了类似的和解,该公司的员工正在通过公司未授权或保留的短信讨论业务。 Finra 还在其年度检查报告中提醒该行业,其工作人员将审查成员公司如何处理电子通信。

但是,当消息传递应用程序成倍增加并成为顾问和客户的首选沟通渠道时,如何处理合规性可能是一个巨大的挑战。

Eversheds Sutherland 律师事务所专门研究经纪人和顾问监管问题的律师制定了五点合规蓝图,以帮助公司起步。 下面是一个摘要:

管理上也不例外。 公司领导者必须对设备和通信应用程序采取统一政策并坚持执行,无一例外。 “领导层指示员工采取行动(或不采取行动),然后自己反其道而行之,这是绝对不行的,”Eversheds 说。 这适用于内部沟通以及与客户的交流。 如果公司有禁止使用个人设备或消息应用程序的政策,则需要将其应用于组织的所有级别。 “公司的每个人都必须保持合规文化,直到公司的政策发生变化,”Eversheds 说。

把它写下来,并具体。 财富管理领域的受监管公司熟悉记录政策和程序的义务,但有时他们使用的语言含糊不清。 在电子通信的情况下,仅仅提及全面禁止使用未经授权的设备和应用程序是不够的。 公司应该更进一步,列举哪些沟通渠道获得批准。 “书面政策和程序必须特别提及个人设备和非渠道通信,并就允许的设备类型以及未经批准用于公司业务的设备类型提供明确的指导,”Eversheds 说。 “最好的政策和程序还将向员工明确说明公司如何监督政策的遵守情况。”

解释你是如何执行你的政策的。 虽然书面政策和程序很重要,但监管机构也希望看到一个计划来监控员工的通信并检测他们何时使用未经授权的设备或应用程序。 如果没有监控计划来支持围绕电子通信的政策,公司将无法履行其在 SEC 和 Finra 记录保存规则下的义务。 “[T]他的计划必须反映对公司可以合理采用的方法的现实评估,以发现和防止违反公司程序的行为,”Eversheds 说。 “监控计划还需要定期更新,这样它就不会随着时间的推移而变得陈旧,因为新技术的开发可以实现更好的监控。”

提供充足的培训。 很难遵守您不了解的规则和政策。 这是最近 SEC 和 Finra 执法行动的教训之一——一些涉及的公司的员工没有接受过有关如何处理电子通信的足够培训。 Eversheds 建议公司重新审视其围绕电子通信的培训计划的内容以及培训的频率,尤其是在政策可能已经适应因大流行而不断变化的工作条件的时候。 “关于这个问题的年度培训可能还不够,特别是在这么多员工至少在某些时候在家工作并且可能已经习惯了大流行期间形成的做法的时候,”Eversheds 说。 “自大流行高峰以来,公司政策也可能发生了变化——当员工被召回实体办公室时,几乎每个人都需要在家工作时所必需的政策可能已经修改。”

拥有你的错误。 即使是最精心设计的计划也可能会动摇。 也许有员工忽略了这些政策,或者他们只是在公司举办电子通信培训课程的那一天缺席。 无论出于何种原因,SEC 和 Finra 都希望公司持续评估他们的计划,并主动向相关监管机构报告任何重大的合规失败。 “没有一家受监管的公司愿意向其监管机构自我报告问题,这是不言而喻的,但如果一家公司不举手,它就不能因为做正确的事情而受到赞扬,”Eversheds 说。 “未能自我报告也可能被监管机构负面看待,并使问题变得更糟。”

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